Persondatapolitik
SVBK’s dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
SVBK er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:
Sjællands Volleyball Kreds (SVBK)
Idrættens Hus
Brøndby Stadion 20
2605 Brøndby
Tlf.:
26 80 23 95
Web: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Mail: www.svbk.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
- Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, licens nr. samt oprettelsesdato.
I tilfælde af udbetaling af godtgørelser eller refusioner, behandler vi også oplysninger som reg. og konto nr.
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
- Volleyball Danmark (forbundet) eller de andre kredse ved f.eks. oplysninger om klubskift, dispensationer, karantæner, dommercertifikater og kursusdeltagelse.
- Online kilder som f.eks. sociale medier, der er offentlige tilgængelige.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
SVBK opbevarer og benytter kontaktoplysninger på foreningernes medlemmer til:
- Administrationen af vores aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Udsendelse af informationer
- Håndtering af ledernes hverv i foreningerne
- Medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lign.
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Levering af varer og ydelser du har bestilt
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdsedler, holdopstillinger, resultatlister m.v.
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til repræsentantskabsmøde
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent, personlig licens m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder der afbilder en konkret aktivitet eller situation i SVBK
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Volleyball Danmark, DIF samt DGI, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
- Da SVBK er medlem af Volleyball Danmark, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Som medlem af SVBK giver du automatisk samtykke til, at vi må offentliggøre billeder af dig eller dit barn i det omfang det er relevant i forbindelse med SVBK’s virke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til forbundet.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi opbevarer dine oplysninger i det tidsrum, det er tilladt og nødvendigt i henhold til lovgivningen. Persondata slettes, når denne ikke længere er nødvendig i forbindelse med SVBK’s services eller for at opfylde bogføringskrav.
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag og godtgørelsesbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
Sikkerhed
SVBK beskytter dine persondata og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, som behandler persondata, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner.
I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil SVBK underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.
Dine rettigheder
Du har en række rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores webside.
